Wniosek urlopowy

Formularz jest przeznaczony dla pracownika zatrudnionego na podstawie stosunku pracy, który chce wystąpić o jedną z obsługiwanych nieobecności. Możesz go użyć, gdy:

• wnioskujesz o urlop wypoczynkowy w terminie uzgodnionym z planem urlopów albo po porozumieniu z pracodawcą;
• prosisz o urlop bezpłatny na swój pisemny lub elektroniczny wniosek;
• potrzebujesz zwolnienia od pracy z tytułu urlopu okolicznościowego (ślub, narodziny, zgon i pogrzeb bliskich);
• korzystasz ze zwolnienia od pracy na opiekę nad dzieckiem do 14. roku życia (art. 188 Kodeksu pracy).

Ten formularz obejmuje cztery warianty w jednym miejscu. Przed wygenerowaniem dokumentu ustal rodzaj nieobecności, daty oraz liczbę dni roboczych przypadających na ten okres według Twojego rozkładu czasu pracy.

Nie korzystaj z tego formularza, jeżeli:

• nie jesteś pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy (np. umowa zlecenia lub B2B bez stosunku pracy);
• wnioskujesz o urlop macierzyński, rodzicielski, ojcowski lub wychowawczy – to odrębne dokumenty i terminy;
• potrzebujesz 5-dniowego urlopu opiekuńczego z art. 173¹ Kodeksu pracy (opieka lub wsparcie z poważnych względów medycznych) – to inna instytucja niż opieka z art. 188;
• składasz wyłącznie zwolnienie lekarskie albo inną usprawiedliwioną nieobecność nieobjętą tym wzorem;
• chcesz jedynie zgłosić urlop na żądanie bez przygotowania standardowego wniosku o urlop wypoczynkowy – urlop na żądanie ma szczególne zasady zgłoszenia (art. 167² KP) i wlicza się do puli urlopu wypoczynkowego;
• pracodawca wymaga wyłącznie wewnętrznego formularza elektronicznego i nie akceptuje wydrukowanego PDF.

Formularz nie sprawdza limitu dni, nie weryfikuje planu urlopów i nie rozstrzyga, czy pracodawca musi wyrazić zgodę. Nie zastępuje regulaminu pracy ani procedur obowiązujących w zakładzie.

W polu „Typ urlopu” wybierz jeden z czterech wariantów:

• Wypoczynkowy – urlop wypoczynkowy z Kodeksu pracy (art. 152 i n.); zasadniczo płatny, udzielany według planu urlopów albo po porozumieniu z pracownikiem;
• Bezpłatny – urlop bezpłatny na wniosek pracownika (art. 174 KP); pracodawca może, ale nie musi go udzielić;
• Okolicznościowy – zwolnienie od pracy w razie określonych zdarzeń rodzinnych (§ 15 rozporządzenia w sprawie usprawiedliwiania nieobecności); nie pomniejsza wymiaru urlopu wypoczynkowego;
• Opieka nad dzieckiem – zwolnienie od pracy z art. 188 KP (16 godzin albo 2 dni w roku kalendarzowym) dla pracownika wychowującego co najmniej jedno dziecko do 14. roku życia, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

„Urlop okolicznościowy” i „opieka nad dzieckiem” z art. 188 to w prawie często formalnie zwolnienia od pracy, a nie urlop wypoczynkowy. Formularz używa potocznych nazw zgodnych z praktyką kadrową.

Przepisy nie narzucają jednego urzędowego wzoru, ale dokument powinien pozwalać pracodawcy jednoznacznie ustalić, o co wnioskujesz. Warto wskazać:

• miejsce i datę sporządzenia wniosku;
• imię i nazwisko pracownika, miejsce zatrudnienia oraz stanowisko;
• rodzaj wnioskowanej nieobecności;
• okres od–do oraz liczbę dni roboczych według Twojego rozkładu czasu pracy;
• podpis pracownika oraz miejsce na akceptację / podpis pracodawcy.

Przy urlopie okolicznościowym w praktyce podaje się też przyczynę (np. ślub, pogrzeb) oraz – jeżeli wymaga tego zakład – okazanie dokumentu do wglądu. MVP formularza nie zbiera osobnego pola „powód”; jeżeli pracodawca tego wymaga, dopisz powód ręcznie na wydruku albo użyj wewnętrznego wzoru firmy.

Przy opiece z art. 188 pracodawca może oczekiwać oświadczenia o sposobie wykorzystania zwolnienia (dni albo godziny) oraz o korzystaniu z uprawnienia przez drugiego rodzica – poza zakresem tego PDF.

Rok limitu urlopowego nie jest osobnym polem – wynika z dat okresu. Jeżeli pracodawca wymaga jawnego wskazania limitu (np. urlop zaległy), dopisz to ręcznie na wydruku.

Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, płatnego, nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego. Nie można się go zrzec (art. 152 KP).

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Jeżeli planu nie ustala się, termin ustala pracodawca po porozumieniu z pracownikiem (art. 163 KP).

Złożenie wniosku nie jest równoznaczne z rozpoczęciem urlopu. Dopiero udzielenie urlopu przez pracodawcę (np. akceptacja wniosku) uprawnia do nieobecności w uzgodnionym terminie.

Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, przy czym co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162 KP).

Urlop na żądanie (do 4 dni w roku) wlicza się do wymiaru urlopu wypoczynkowego. Pracownik zgłasza żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu (art. 167² KP). To nie jest osobny „bonusowy” urlop ponad 20 albo 26 dni.

Urlopu niewykorzystanego w danym roku należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 KP), z wyłączeniem części udzielanej na żądanie.

Urlopu bezpłatnego pracodawca może udzielić na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 174 § 1 KP). Nie ma obowiązku wyrażenia zgody.

Okresu urlopu bezpłatnego co do zasady nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Przy urlopie dłuższym niż 3 miesiące strony mogą przewidzieć odwołanie pracownika z urlopu z ważnych przyczyn.

Odrębny wariant art. 174¹ KP (urlop bezpłatny na pracę u innego pracodawcy) wymaga porozumienia pracodawców i zgody pracownika – ten formularz go nie modeluje.

Zwolnienie od pracy (potocznie: urlop okolicznościowy) reguluje § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika na wniosek, gdy zachodzi zdarzenie wymienione w rozporządzeniu:

• 2 dni – własny ślub; urodzenie dziecka; zgon i pogrzeb małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;
• 1 dzień – ślub dziecka; zgon i pogrzeb siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka albo innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Zwolnienie nie pomniejsza wymiaru urlopu wypoczynkowego. Termin powinien pozostawać w związku czasowym ze zdarzeniem. Pracodawca nie powinien odmawiać w dniu zdarzenia (np. ślubu lub pogrzebu); przy innym terminie ocenia, czy nadal istnieje związek z okolicznością.

Urlopu udziela się w dni będące dla pracownika dniami pracy, na cały dzień.

Pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w roku kalendarzowym zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin albo 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Wymiar nie zależy od liczby dzieci spełniających kryterium wieku. Niewykorzystane dni / godziny nie przechodzą na kolejny rok.

O sposobie wykorzystania (dni albo godziny) pracownik decyduje w pierwszym wniosku w danym roku kalendarzowym. Przy wymiarze godzinowym dla niepełnego etatu stosuje się proporcję (art. 188 § 3 KP).

To nie jest urlop opiekuńczy z art. 173¹ KP (5 dni z poważnych względów medycznych) ani zasiłek opiekuńczy z ubezpieczenia chorobowego.

Wypełnij formularz na tej stronie: wybierz typ urlopu, podaj okres i liczbę dni roboczych oraz dane pracownika i pracodawcy. Podgląd odświeża się na bieżąco.

Gdy wszystkie wymagane pola są poprawne, pobierz dokument PDF. Dane z formularza nie są wysyłane na serwer ani zapisywane po zamknięciu sesji – zostają tylko w Twojej przeglądarce.

Generator nie zastępuje decyzji pracodawcy ani ewidencji urlopów w zakładzie. Po pobraniu pliku nadal składasz podpisany wniosek zgodnie z lokalnymi procedurami.

Po wygenerowaniu PDF wydrukuj dokument, podpisz go i złóż pracodawcy lub osobie upoważnionej (np. przełożonemu, kadrom) w sposób przyjęty w zakładzie – osobiście, pocztą lub elektronicznie, jeżeli pracodawca na to pozwala.

Zachowaj kopię lub potwierdzenie złożenia. Przy odbiorze osobistym warto uzyskać adnotację o przyjęciu wniosku.

Samo złożenie wniosku nie uruchamia urlopu wypoczynkowego ani bezpłatnego bez decyzji pracodawcy. Przy urlopie okolicznościowym i opiece z art. 188 pracodawca co do zasady nie odmawia, gdy spełniasz ustawowe / rozporządzeniowe przesłanki i dochowałeś trybu wnioskowania.

W zależności od rodzaju nieobecności:

• przy urlopie wypoczynkowym – czekaj na akceptację; nie rozpoczynaj urlopu bez udzielenia go przez pracodawcę;
• przy urlopie bezpłatnym – brak zgody oznacza, że nieobecność nie jest urlopem bezpłatnym;
• przy urlopie okolicznościowym lub opiece z art. 188 – złóż wniosek z odpowiednim wyprzedzeniem, o ile okoliczności na to pozwalają, i stosuj się do procedur zakładu;
• w razie odmowy urlopu wypoczynkowego – możesz zaproponować inny termin albo sprawdzić plan urlopów i obowiązujące u pracodawcy zasady.

Dokumenty związane z urlopem pracodawca przechowuje w aktach osobowych. Formularz nie zastępuje ewidencji czasu pracy ani limitu dni prowadzonego przez kadry.

art. 152–173 Kodeksu pracy – urlop wypoczynkowy (w tym art. 162 podział na części, art. 163 plan urlopów, art. 167² urlop na żądanie, art. 168 urlop zaległy);

art. 174 i art. 174¹ Kodeksu pracy – urlop bezpłatny;

art. 188 Kodeksu pracy – zwolnienie od pracy na opiekę nad dzieckiem do 14. roku życia;

art. 173¹ Kodeksu pracy – urlop opiekuńczy (poza zakresem tego formularza; wymieniony dla odróżnienia);

§ 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy – urlop okolicznościowy (zwolnienie od pracy);

Kodeks pracy – tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 277; rozporządzenie – tekst jednolity Dz.U. 2014 poz. 1632;