Wezwanie do zapłaty

Formularz jest przeznaczony dla wierzyciela dochodzącego oznaczonej należności pieniężnej, która jest już wymagalna albo ma stać się wymagalna wskutek doręczenia wezwania. Możesz go użyć, gdy:

• kontrahent nie zapłacił faktury za towar lub usługę;
• pożyczkobiorca nie zwrócił wymagalnej kwoty;
• najemca, klient lub inny dłużnik zalega z oznaczoną płatnością;
• wcześniej ustalony termin zapłaty wynikał z umowy, faktury lub innego dokumentu i już upłynął;
• termin nie był wcześniej ustalony, a właściwe przepisy pozwalają określić wymagalność po wezwaniu albo według szczególnej reguły transakcji handlowej.

Ten formularz obsługuje zwykłe należności cywilne oraz kwalifikujące się transakcje handlowe. Przed wygenerowaniem dokumentu ustal strony, podstawę i wysokość długu, pierwotny termin zapłaty oraz właściwy reżim prawny.

Nie korzystaj z tego formularza, jeżeli:

• należność nie jest wymagalna i nie potrafisz ustalić zdarzenia, które ma spowodować jej wymagalność;
• wysokość długu nie jest możliwa do ustalenia albo wymaga dopiero rozliczenia stron;
• żądasz wydania rzeczy, wykonania usługi, zaniechania działania lub innego świadczenia niepieniężnego;
• sprawa dotyczy alimentów, podatków, składek, grzywien lub innych należności objętych szczególną procedurą;
• chcesz potrącić wzajemne wierzytelności, wypowiedzieć umowę albo złożyć inne odrębne oświadczenie prawne;
• nie masz podstaw do żądania wskazanej kwoty albo roszczenie zostało już zapłacone, umorzone lub skutecznie zakwestionowane;
• roszczenie może być przedawnione albo termin przedawnienia jest bliski i wymaga pilnego podjęcia właściwej czynności.

Formularz nie rozstrzyga, czy roszczenie istnieje, jest wymagalne, przedawnione ani czy strony spełniają definicję transakcji handlowej. Nie zastępuje pozwu ani szczególnego wezwania wymaganego w danym rodzaju sprawy.

Wezwanie do zapłaty to skierowane do dłużnika żądanie spełnienia oznaczonego świadczenia pieniężnego. Porządkuje informacje o długu, wskazuje sposób i termin zapłaty oraz dokumentuje próbę polubownego rozwiązania sprawy.

Jeżeli termin płatności nie został wcześniej oznaczony i nie wynika z właściwości zobowiązania, art. 455 Kodeksu cywilnego przewiduje spełnienie świadczenia niezwłocznie po wezwaniu. Ta reguła nie zastępuje szczególnych zasad dla transakcji handlowych.

Najpierw ustal: podstawę należności, datę wymagalności i właściwy reżim prawny. Następnie sprawdź: rodzaj odsetek, prawo do rekompensaty oraz czy wcześniejsze wezwanie zostało rzeczywiście doręczone.

Dokument powinien pozwalać dłużnikowi jednoznacznie ustalić, czego dotyczy żądanie. Warto wskazać:

• dane wierzyciela i dłużnika;
• podstawę należności, np. numer i datę umowy, faktury lub pożyczki;
• kwotę należności głównej, bez mieszania jej z odsetkami i dodatkowymi kosztami;
• pierwotny termin płatności albo prawidłowo wybrany wariant, w którym wymagalność lub początek odsetek wynika z doręczenia wezwania bądź z ustawy;
• nowy termin zapłaty oraz numer rachunku bankowego;
• informację o odsetkach, obliczonej kwocie odsetek, rekompensacie i załącznikach – wyłącznie gdy są dochodzone i spełniono warunki ich użycia.

Opis podstawy długu powinien być krótki, konkretny i zgodny z dokumentami. Jeżeli dłużnik zapłacił część należności, wpisz wyłącznie pozostałą kwotę główną.

Jeżeli płatność była już wymagalna, w wezwaniu można wyznaczyć dodatkowy, rozsądny termin na dobrowolną zapłatę, liczony od doręczenia dokumentu. Samo wyznaczenie nowego terminu nie powinno sugerować rezygnacji z wcześniejszej wymagalności ani należnych odsetek.

Jeżeli termin nie był wcześniej ustalony, zwykła należność cywilna może podlegać art. 455 KC. W transakcji handlowej art. 6 ustawy przewiduje odsetki po upływie 30 dni od spełnienia świadczenia przez wierzyciela. W tej drugiej ścieżce formularz nie udostępnia rekompensaty z art. 10.

Wierzyciel może co do zasady żądać odsetek za czas opóźnienia w zapłacie wymagalnego świadczenia pieniężnego. Przed dodaniem odsetek ustal właściwą podstawę i datę początkową:

• w zwykłych stosunkach cywilnych stosuje się odsetki ustawowe za opóźnienie, jeżeli strony nie ustaliły innej dopuszczalnej stopy;
• w kwalifikowanej transakcji handlowej stosuje się szczególne zasady z art. 5–8 ustawy, zależne między innymi od ustalonego terminu zapłaty i rodzaju stron;
• transakcja handlowa wymaga właściwych stron oraz odpłatnej dostawy towaru lub świadczenia usługi w związku z wykonywaną działalnością – sam status przedsiębiorcy obu stron nie wystarcza;
• datę rozpoczęcia naliczania ustal na podstawie terminu wymagalności, a w ścieżce art. 6 także daty spełnienia świadczenia przez wierzyciela;
• odsetki mogą być żądane do dnia zapłaty bez wskazywania z góry ich końcowej kwoty;
• jeżeli podajesz kwotę odsetek obliczoną na konkretny dzień, sprawdź samodzielnie stawkę, okres i sposób obliczenia.

W MVP formularz nie ustala rodzaju transakcji, nie oblicza odsetek i nie weryfikuje samodzielnie daty początkowej. Błędna kwalifikacja może prowadzić do zawyżenia lub bezpodstawnego sformułowania żądania.

Rekompensata z art. 10 przysługuje od dnia nabycia prawa do odsetek z art. 7 ust. 1 albo art. 8 ust. 1. Jej próg wynosi 40 euro przy należności do 5000 zł, 70 euro przy należności powyżej 5000 zł i poniżej 50 000 zł oraz 100 euro przy należności co najmniej 50 000 zł.

Równowartość w złotych ustala się według średniego kursu euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności. Formularz nie przelicza kwoty automatycznie. Rekompensata nie jest dostępna w ścieżce art. 6 bez wcześniej ustalonego terminu zapłaty.

Wybierz wariant ostateczny tylko wtedy, gdy dłużnik otrzymał już wcześniejsze wezwanie dotyczące tej samej należności i mimo to nie zapłacił. Zmienia to tytuł dokumentu, ale nie tworzy osobnego typu formularza ani dodatkowego uprawnienia wierzyciela.

Dokument powinien dotrzeć do dłużnika w sposób umożliwiający zapoznanie się z treścią. Dla celów dowodowych zachowaj kopię oraz potwierdzenie nadania, doręczenia lub odbioru.

Przy doręczeniu osobistym poproś o datę i podpis na kopii. Przy liście poleconym zachowaj potwierdzenie nadania i dane śledzenia. Skuteczność doręczenia może wpływać na wymagalność i dalsze kroki.

Jeżeli dłużnik nie zapłaci, możesz w zależności od sprawy:

• podjąć dalsze negocjacje albo zaproponować ugodę lub harmonogram spłaty;
• skierować sprawę do mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu;
• zlecić dochodzenie należności profesjonalnemu pełnomocnikowi;
• wnieść pozew o zapłatę, jeżeli roszczenie jest zasadne, wymagalne i właściwie udokumentowane.

Zachowaj umowę, faktury, dowody wykonania świadczenia, korespondencję, wcześniejsze rozliczenia, kopię wezwania i dowód doręczenia. W ewentualnym pozwie trzeba wskazać datę wymagalności oraz informację o próbie mediacji lub innym pozasądowym sposobie rozwiązania sporu.

Samo wysłanie zwykłego wezwania do zapłaty co do zasady nie przerywa biegu przedawnienia. Nie czekaj na odpowiedź dłużnika, jeżeli termin może wkrótce upłynąć.

Długość terminu i zdarzenia wpływające na jego bieg zależą od rodzaju roszczenia i okoliczności. Jeżeli data przedawnienia jest niepewna, skonsultuj sprawę przed podjęciem dalszych działań.

art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego – skuteczność oświadczenia po dotarciu do adresata;

art. 455 Kodeksu cywilnego – wymagalność po wezwaniu, gdy termin nie został oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania;

art. 481 § 1–2 Kodeksu cywilnego – odsetki za opóźnienie w spełnieniu świadczenia pieniężnego;

art. 187 § 1 pkt 1¹ i 3 oraz art. 101 Kodeksu postępowania cywilnego – wymagalność, próba pozasądowa i możliwe znaczenie kosztowe;

art. 2, 4 oraz 5–8 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych – kwalifikacja i odsetki;

art. 10 oraz art. 11 ust. 2 tej ustawy – rekompensata za koszty odzyskiwania należności i należności płatne w częściach;

ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 1790);