Wniosek o zaświadczenie o zatrudnieniu

Skorzystaj z tego wzoru, gdy jesteś zatrudniony u pracodawcy i potrzebujesz od niego pisemnego potwierdzenia zatrudnienia, a często także wysokości wynagrodzenia, w szczególności gdy:

• bank lub inna instytucja finansowa wymaga zaświadczenia o zatrudnieniu i dochodach przy kredycie lub limicie;
• urząd, wynajmujący lub kontrahent prosi o potwierdzenie, że pozostajesz w stosunku pracy;
• pracodawca nie udostępnia własnego formularza online, a akceptuje pisemny wniosek pracownika;
• chcesz jasno wskazać, jakie dane mają znaleźć się w zaświadczeniu (okres zatrudnienia, wymiar etatu, wynagrodzenie).

Zaświadczenie o zatrudnieniu to dokument inny niż świadectwo pracy wydawane po ustaniu zatrudnienia na podstawie art. 97 Kodeksu pracy. Ten formularz służy do wniosku w trakcie trwania albo w kontekście bieżącego zatrudnienia.

Nie korzystaj z tego wzoru, gdy:

• zakończyło się Twoje zatrudnienie i potrzebujesz świadectwa pracy – złóż wniosek o świadectwo pracy (art. 97 KP);
• nie jesteś pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy (np. B2B, umowa zlecenia) – pracodawca w KP nie ma obowiązku wydania zaświadczenia o „zatrudnieniu”;
• pracodawca wymaga wyłącznie wewnętrznego formularza HR i nie honoruje zewnętrznego wniosku;
• potrzebujesz zaświadczenia lekarskiego, zaświadczenia ZUS lub innego dokumentu urzędowego – to odrębne instytucje.

Kodeks pracy nie przewiduje dla tego typu zaświadczenia takiego samego bezwzględnego terminu wydania jak dla świadectwa pracy. Termin i forma zależą od regulaminu pracy, polityki HR oraz dobrowolnej współpracy pracodawcy, o ile brak innych przepisów szczególnych.

Praktyka rynkowa (banki, wzory kadrowe) zwykle oczekuje, że pracodawca potwierdzi co najmniej:

• imię, nazwisko i numer PESEL pracownika (jeżeli wymaga tego odbiorca);
• datę zatrudnienia i rodzaj umowy (na czas określony / nieokreślony, wymiar etatu);
• stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy;
• wysokość wynagrodzenia zasadniczego lub miesięcznego (brutto) oraz ewentualnie stałe dodatki – jeżeli wnioskujesz o te dane.

W polu „Cel wydania” możesz wpisać np. „kredyt hipoteczny w Banku …” – ułatwia to kadrom dopasowanie treści. Flagi formularza pozwalają zaznaczyć, czy prosisz o wskazanie okresu zatrudnienia i/lub wysokości wynagrodzenia w zaświadczeniu.

Wydrukuj wniosek, podpisz go i przekaż do działu kadr lub bezpośredniego przełożonego. Część zakładów akceptuje skan e-mail – zależy od wewnętrznych procedur.

Zachowaj kopię wniosku. Termin wydania zaświadczenia ustal pracodawca; jeżeli instytucja finansowa podała Ci deadline, złóż wniosek z odpowiednim wyprzedzeniem.

Kodeks pracy (tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 277) nie zawiera przepisu wprost obligującego pracodawcę do wydania na żądanie pracownika „zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu” w formie stosowanej przez banki. Obowiązek wydania świadectwa pracy po ustaniu zatrudnienia reguluje art. 97 KP – to inny dokument.

Pracodawca pozostaje zobowiązany do prowadzenia dokumentacji pracowniczej i przestrzegania ogólnych obowiązków wobec pracownika (m.in. art. 94, art. 94¹ KP). Wniosek ma charakter żądania / prośby o dokument potwierdzający fakt zatrudnienia, powszechny w obrocie, lecz nie tożsamy ze świadectwem pracy.

Ewentualne szczegółowe obowiązki mogą wynikać z układu zbiorowego, regulaminu pracy lub polityki wewnętrznej – formularz ich nie weryfikuje.