Protokół zdawczo-odbiorczy lokalu

Formularz służy do udokumentowania faktycznego przekazania lokalu mieszkalnego między wynajmującym a najemcą:

• przy rozpoczęciu najmu – wynajmujący wydaje lokal najemcy (stan wyjściowy, liczniki, klucze);
• przy zakończeniu najmu – najemca zwraca lokal wynajmującemu (porównanie ze stanem przy wydaniu, rozliczenie kaucji);
• przy zmianie najemcy lub przekazaniu lokalu nowemu właścicielowi – jako punkt odniesienia dla kolejnej umowy.

Protokół uzupełnia umowę najmu: potwierdza, w jakim stanie i z jakim wyposażeniem lokal został przekazany lub zwrócony. W praktyce warto dołączyć zdjęcia i zapisać to w polu załączników (generator nie przechowuje plików graficznych).

Nie korzystaj z tego formularza, jeżeli:

• potrzebujesz protokołu lokalu użytkowego albo całego budynku – ten wzór jest pod lokal mieszkalny;
• chcesz wypowiedzieć umowę najmu – w katalogu jest osobne wypowiedzenie umowy najmu lokalu;
• strony uzgadniają rozwiązanie umowy za obopólną zgodą bez osobnego protokołu stanu;
• potrzebujesz protokołu odbioru prac remontowych lub protokołu szkody ubezpieczeniowej.

Formularz nie zastępuje porady prawnej przy sporach o uszkodzenia wykraczające poza normalne zużycie (art. 675 Kodeksu cywilnego).

• Sporządź protokół w dniu faktycznego wydania lub zwrotu lokalu; wpisz godzinę, jeśli strony tego wymagają.
• Opisz każde pomieszczenie osobno (ściany, podłogi, okna, drzwi, usterki).
• Zapisz numery i stany liczników (prąd, woda, gaz, ciepło) – to podstawa rozliczeń mediów i często kaucji.
• Wypisz klucze, karty, piloty i kody (domofon, garaż) z liczbą kompletów.
• W polu zastrzeżeń wpisz wszystko, czego nie da się opisać w opisie pomieszczeń; dołącz informację o zdjęciach w załącznikach.
• Podpisuj dwie jednobrzmiące kopie – po jednej dla wynajmującego i najemcy.

art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego – wydanie rzeczy w stanie przydatnym do umówionego użytku;

art. 661 § 1 Kodeksu cywilnego – stan rzeczy w chwili wydania (o ile strony nie postanowiły inaczej);

art. 675 Kodeksu cywilnego – zwrot rzeczy w stanie niepogorszonym; brak odpowiedzialności za zużycie będące następstwem prawidłowego używania;

art. 681 § 1 Kodeksu cywilnego – obowiązek zwrotu lokalu po ustaniu najmu;

ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniówce i o dodatku mieszkaniowym;

ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795);